Рекомендации
по организации Всероссийской массовой лыжной гонки
«Лыжня России–2013»
1. Органы управления спортивным мероприятием
Органы управления спортивным мероприятием – Организационный комитет и директорат соревнований.
Функции организаций:
• контроль и общее руководство организацией соревнований;
• координация действий внешних организаций и основных служб в период подготовки и проведения соревнований
Федеральный Организационный комитет осуществляет общее руководство соревнованиями.
1.1. Руководящие органы в Чувашской Республике.
В Чувашской Республике создан республиканский организационный комитет и директорат соревнований. Основной задачей Оргкомитета является общее руководство организацией и проведением соревнований.
1.2. Директорат соревнований
Директорат соревнований непосредственно управляет спортивным мероприятием. Директорат возглавляет Глава местной Администрации. В обязанностях руководителя директората – координация действий основных служб и внешних организаций в период подготовки и проведения мероприятия.
1.3. Основные службы:
- главная судейская коллегия;
- служба связи;
- транспортная служба;
- служба маркетинга, рекламы и связей с общественностью;
- административная группа.
1.4. Главная судейская коллегия
Главную судейскую коллегию (ГСК) мероприятия назначает республиканский Оргкомитет.
ГСК реализует спортивно-техническое содержание соревнований и определяет их результаты. ГСК дополняет деятельность Оргкомитета и является завершающим звеном обсуждения, а также принятия окончательных решений в части порядка проведения соревнований. Одним из важнейших объектов внимания ГСК является безопасность и здоровье участников. Руководство ГСК осуществляет Главный судья соревнований, он формирует судейские бригады и секретариат. В Главную судейскую коллегию входят:
- главный судья соревнований; судейские бригады (в т.ч. мандатная комиссия);
- заместители Главного судьи;
- главный секретарь соревнований;
- главный врач соревнований на правах заместителя Главного судьи.
1.5. Мандатная комиссия
Для принятия заявок от желающих принять участие в спортивном мероприятии и допуска к участию в соревнованиях Директоратом назначается мандатная комиссия (комиссия по допуску). Количество членов комиссии устанавливается Директоратом. Время, порядок и требования к работе комиссии установлены «Положением».
Члены мандатной комиссии при регистрации спортсменов обязаны требовать правильность заполнения карточек участника.
Общее количество участников соревнований главный секретарь соревнований передает в учебно-спортивный отдел Минспорта Чувашии по окончании стартов по телефону: (8352)62-48-65, 8-903-346-88-19, по электронной почте sport20@cap.ru.
2. Внешние организации
Рекомендуемый перечень наиболее важных внешних организаций для проведения мероприятия:
- районная, городская администрации;
- полиция и ГИБДД;
- медсанчасть и станция скорой помощи;
- транспортная компании;
- администрация местного учебного заведения;
- метеорологическая служба;
- подразделения МЧС.
3. Обустройство места проведения соревнований
Главное требование, предъявляемое к стартовой поляне – это простор, позволяющий вместить необходимое количество участников, предоставляя им при этом равные шансы (имеется в виду стоящим справа и слева). Её протяженность и ширина должны дать возможность участникам распределиться до выхода на более узкую часть трассы.
Стартовая поляна должна быть отделена от зрителей. Только участники соревнований или официальные лица, имеющие аккредитацию с допуском в эту зону, могут перемещаться в зоне старта. Необходимо организовать контроль стартующих спортсменов, проставляя на нагрудном номере (майке) специальный штамп, подтверждающий участие в мероприятии. Пройдя пункт контроля, участники не вправе покидать зону старта.
Организаторам необходимо позаботиться, чтобы в непосредственной близи от места проведения были размещены и обустроены:
- туалеты (минимум 1 на 100 человек);
- парковка автомобилей и автобусов;
- медицинский сервис;
- зона складирования для ручной клади;
- рекламное пространство для спонсоров;
- сектор для прессы, оборудованные места для теле- и фотосъемки;
- система громкоговорящего вещания.
Места проведения соревнований должны быть четко обозначены и хорошо видны всем участникам спортивного праздника – спортсменам, судьям, зрителям, а также представителям прессы.
Дополнительно в месте проведения соревнований могут быть расположены: пресс-центр; зона награждения.
3.1. Процедура старта
Старт обычно дается по громкому звуковому сигналу (выстрел из пистолета). За несколько мгновений до старта заградительные барьеры, удерживающие лыжников гонщиков на стартовой линии, должны быть подняты, чтобы не препятствовать началу движения.
При большом количестве участников возможен старт по группам. В основе принципа, по которому формируются группы, может лежать:
- результат, показанный в других соревнованиях;
- дата получения заявки;
- возраст участников;
- пол участников.
3.2. Трасса соревнования
Обычно дистанцию маркируют флажками и указателями. Их следует расставлять так, чтобы на всем протяжении трассы у участников не возникало сомнения по поводу правильности направления движения.
Дистанция должна иметь километровые отметки хорошо видные бегущим участникам. (1 км, 2 км, 3 км…) Специальные отметки устанавливаются за 500 м и 200 м до финиша.
Крутые спуски, повороты, а также другие опасные участки трассы должны быть обозначены заблаговременно специальными, привлекающими внимание, указателями.
Зона финиша – это место, где не только начертана линия окончания дистанции, но также располагаются технические и сервисные службы, зрители, журналисты, официальные гости и т.д. В связи с этим ее следует разделить барьерами на соответствующие сектора.
Если соревнования одновременно проходят на нескольких дистанциях, то необходимо предусмотреть для каждой из них свой отдельный финишный коридор. Это позволит лидерам более длинных дистанций пробежать последние метры без помех со стороны участников других, более коротких дистанций, еще продолжающих финишировать.
Финишная черта должна быть четко обозначена и хорошо видна как самим лыжникам, так и судьям, зрителям, представителям прессы.
4. Страхование
Страхование участников Всероссийской массовой лыжной гонке «Лыжня России–2013» является добровольным и может осуществляться за счет средств участников соревнований. Все участники должны в карточке участника заполнить графу: «Ответственность за жизнь и здоровье беру на себя» ПОДПИСЬ УЧАСТНИКА ОБЯЗАТЕЛЬНА.
5. Безопасность участников
В целях обеспечения безопасности зрителей и участников рекомендуется руководствоваться:
- Положением о мерах по обеспечению общественно порядка и безопасности, а так же эвакуации и оповещения участников и зрителей при проведении массовых спортивных мероприятий (приказы от 17.10.83 г. №786; 05.02.93 г. №10; 06.07.98 г. №255),
- Рекомендациями по обеспечению безопасности и профилактике травматизма при занятиях физической культурой и спортом (приказ от 01.04.93 г. №44).
Также в соответствии с обращением Главного государственного инспектора безопасности дорожного движения Российской Федерации В.Н. Кирьянова по вопросу усиления безопасности дорожного движения Оргкомитет соревнований рекомендует:
- при проведении мероприятий вне спортивных сооружений на территориальных автомобильных дорогах, дорогах в городах и иных населенных пунктах руководствоваться Федеральным законом от 10.12.1995 г. №196-ФЗ «Обезопасности дорожного движения».
В связи с этим рекомендуется принятие распорядительных документов уполномоченных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации и местного самоуправления.
При проведении физкультурно-спортивных мероприятий вне спортивных сооружений на соответствующих участках автодорог обязательно закрытие движения транспорта.
Соревнования могут проходить при различных погодных условиях. Их организаторам следует быть готовыми к тому, что не все из участников хорошо физически подготовлены, вследствие чего могут очень быстро достигнуть порога усталости.
6. Главный врач
Главного врача соревнований назначает Оргкомитет. Главный врач является членом ГСК соревнований. В его обязанности входит подбор и обучение персонала для пунктов оказания первой медицинской помощи, контроль над наличием необходимых медикаментов и оборудования.
Главный врач уполномочен решать вопросы эвакуации с мероприятий пострадавших участников вплоть до помещения их в близлежащую больницу.
7. Оказание медицинской помощи
Оргкомитет утверждает детальный план оказания первой медицинской помощи, который заранее готовится главврачом. Успех в оказании медицинской помощи во многом зависит от степени проработанности соответствующего плана.
Пункт оказания первой медицинской помощи располагается вблизи от места проведения соревнований.
8. Фатальные происшествия
В случае серьезных травм или смерти, что может послужить причиной предъявления претензий к Оргкомитету, полный письменный отчет должен быть совместно подготовлен главврачом соревнований и Оргкомитетом в кратчайшее время после ЧП.
9. Отмена или перенос комплексных соревнований
9.1. Факторы, влияющие на принятие решения об отмене соревнований
При принятии решении об отмене соревнований в расчет берутся следующие факторы:
• угроза здоровью участников и представителей;
• безопасность участников;
• отсутствие площадки.
Отмена соревнований является крайним действием.
9.2. Объявление об отмене соревнований
Информацию об отмене соревнований необходимо в кратчайший срок довести до максимально возможного количества спортсменов, собирающихся на данные соревнования, используя для этих целей все доступные средства связи и средства массовой информации. Если такое решение принято в самый последний момент – в день соревнований, то необходимо оповестить участников через гостиницы и другие потенциальные места их сбора. Сообщение должно содержать контактный номер телефона для справок и дополнительных разъяснений.
9.3. Перенос времени соревнований
Решение о переносе времени начала соревнований может быть принято в день соревнований главным судьей по согласованию с Оргкомитетом. В этом случае участникам должны быть сообщены причины переноса и новое время начала соревнований.
10. Церемония открытия
Церемонию открытия желательно определить в месте наибольшего скопления участников и гостей мероприятия. Церемонию открытия соревнований желательно провести на сцене, обязательно на фоне баннера соревнований «Лыжня России - 2011».
В преддверии церемонии для привлечения большего количества зрителей организовать культурно-развлекательные мероприятия.
В официальной церемонии открытия участвуют: руководители региона, города, спорта, известные спортсмены, политические деятели, представители федерации вида спорта, спонсоры и другие почетные гости. Желательно приветствие не более четырех-пяти человек:
1. Приветствие председателя регионального Оргкомитета;
2. Приветствие руководителя района, города;
3. Приветствие высшего руководителя спорта региона;
4. Приветствие представителя федерации вида спорта;
5. Приветствие почетного гостя соревнований.
Право открыть соревнования предоставляется первому лицу или другому представителю администрации региона, на территории которого проводятся соревнования. Далее звучит государственный гимн Российской Федерации, государственный гимн Чувашской Республики.
Открыть соревнования могут представители власти, почетные граждане региона.
Места проведения соревнований (площадки) для проведения мероприятий должны быть отделены от зрителей. В зоне соревнований могут находиться только участники соревнований или официальные лица.
11. Служба маркетинга, рекламы и связь с общественностью
Организаторам следует использовать любую возможность, чтобы обеспечить максимальное освещение своего соревнования в средствах массовой информации. Целесообразно направить в редакции газет и журналов, информационные агентства, телевизионные и радиокомпании пресс-релизы, в которых было бы отражено следующее:
• дата, время, место и все необходимые детали мероприятия;
• история данного события;
• правила соревнований;
• список вероятных участников спортивного ориентирования из числа элитных спортсменов;
• список местных сильнейших спортсменов, заявленных на соревнования;
• перечень призов;
• состав спонсоров.
11.1. Пресс-конференция
Накануне соревнований для представителей средств массовой информации необходимо провести пресс-конференцию. Во время соревнования организовать пресс-центр, а на старте и финише организовать специальные зоны для работы СМИ. Следует позаботиться, чтобы предварительный протокол результатов стал доступен прессе, как можно раньше, а тем журналистам, кто планирует взять короткие интервью у победителей, оказать для этого необходимое содействие.
Приглашения на пресс-конференцию рассылается по всем СМИ, которые могут быть заинтересованы в теме пресс-конференции. После рассылки (которая ведется по факсу или электронной почте) необходимо обзвонить редакции изданий с вопросом о присутствии представителей СМИ на пресс-конференции.
Перед пресс-конференцией необходимо аккредитовать журналистов.
На пресс-конференции необходимо получить информацию о журналистах. Убедиться, что вся информация о журналистах доступна для последующего контакта.
Журналистам раздаются информационные материалы о предстоящем событии, список президиума пресс-конференции (с указаниями должностей), информация о спонсорах.
Обязательно размещение баннер-задника Всероссийской массовой лыжной гонки «Лыжня России-2013».
Порядок оформления пресс-релиза
Приглашение на пресс-конференцию рассылается по всем СМИ, которые хоть как-то могут быть заинтересованы в освещении соревнований. Приглашение на соревнования может быть оформлено в виде пресс-релиза. Пресс-релиз должен содержать следующую информацию:
• Информацию о мероприятии;
• Дата и место проведения;
• Наличие логотипа на каждом листе пресс-релиза;
• Заголовок, отражающий главную идею пресс-релиза (жирным шрифтом);
• Цитаты руководителей компаний или проекта (желательно);
• Телефон, факс и адрес электронной почты контактных лиц, которые в состоянии предложить дополнительную информацию, как о соревновании, так и по пресс-релизу в частности;
• Логотипы компаний – спонсоров в нижней части документа.
Формат пресс-релиза для рассылки по изданиям должен удовлетворять следующим условиям:
• Объем не более двух печатных страниц (смотри пресс-релиз на сайте Управления спортмероприятий Росспорта: www.usmsport.ru);
• интервал между строками – 1,5 или 2 интервала;
• в конце пресс-релиза краткая информация о компании(ях)-спонсоре(ах) и организаторах;
• в пресс-релизе для пресс-конференции необходима краткая справка об участниках пресс-конференции.
Работа фотографов на пресс-конференции и соревнованиях
Основной акцент при съемке должен быть сделан на:
• наружной рекламе События;
• открытии соревнований;
• финальной стадии соревнований;
• церемониях награждения (на фоне обязательного баннера с логотипами), вручения подарков (спонсоров);
• интервью с официальными лицами и VIP персонами (обязательно на фоне баннера-задника события (пресс-конференции);
• рекламных носителях (баннеры, флаги) спонсоров, установленных вдоль мест проведения мероприятий, а также участников в номерах и другой атрибутики с логотипом Всероссийской массовой лыжной гонки «Лыжня России–2013».
Директорату для получения качественного отчета соответствующего требованиям Оргкомитета необходимо иметь своего фотокорреспондента.
11.2. Интернет сайт (страничка на сайте региональных Федераций, Спорткомитетов)
Каждому региональному Оргкомитету не позже, чем за один месяц до начала соревнований рекомендуется открыть свой сайт или страничку, Всероссийской массовой лыжной гонки «Лыжня России–2013».
Сайт (или странички соревнований) должен регулярно обновляться. На нем должна присутствовать вся необходимая информация для участников соревнований, информация о ходе подготовки спортивного мероприятия, а также информация для привлечения большего интереса к данному соревнованию (конкурсы, рубрики, объявления). Также необходимо разместить:
• логотип соревнования;
• состав Федерального Оргкомитета и Регионального Оргкомитета, Директората;
• логотипы партнеров – спонсоров соревнований.
11.3. Спонсоры
Рекламно-информационные материалы, передаваемые Оргкомитетом соревнований (включая рекламу федеральных спонсоров), являются едиными для всех регионов.
На соревнованиях спонсоры представляют две группы:
• федеральные спонсоры – национальные и интернациональные компании, фирмы и т.д. (представлены Федеральным директоратом);
• региональные спонсоры – местные коммерческие организации (если таковые имеются);
Реклама региональных спонсоров не должна размещаться на местах, предусмотренных для Федеральных спонсоров.
Условия заключения спонсорских договоров региональными проводящими организациями предварительно согласовываются с федеральным Оргкомитетом «Лыжня России-2013».
11.4. Заявка и приглашения
Целесообразно отправить бланк заявки и листовку-приглашение по всем адресам, имеющимся в распоряжении организаторов, особо обратив внимание на следующую рассылку:
• всем клубам, входящим в районные, городские федерации по видам спорта, принимающим участие в соревнованиях;
• региональным федерациям по видам спорта;
• всем районным спорткомитетам.
12. Награждение победителей
12.1. Призы, награждение
Призы являются сильным мотивационным фактором, привлекающим на соревнование элитных и других спортсменов. Они могут быть в виде денежного поощрения, подарков или комбинации одного с другим. Желательно, чтобы призы для мужчин и женщин были равноценными.
12.2. Порядок церемонии награждения
Для проведения церемонии награждения необходимо подготовить: награды (призы, медали, дипломы, грамоты); наглядную атрибутику (флаги, цветы, подносы для наград и т. д.); оборудование (пьедестал почета, флагштоки, приспособления и устройства для подъема флагов, музыкальные фонограммы и т. д.)
Награждение сопровождается исполнением торжественной мелодии фанфар.
Для проведения церемонии награждения создается специальная группа (группы) численностью, определяемой Оргкомитетом или Главной судейской коллегией соревнований.
Группа награждения готовит:
- листы награждения, в которые записывается, фамилия, имя, отчество, звание призера, результат;
- награды и наградную атрибутику;
- список лиц, вручающих награды (с указанием фамилии, имя, отчества, должности, звания), согласованный с Оргкомитетом, передается в группы информации (дикторам и операторам табло и видеомониторов).
По готовности призеров, лиц, вручающих награды, групп информации (радио, табло), оркестра и наградной группы заместитель главного судьи: дает команду о начале церемонии награждения. Награждение проходит красочно, если призы и медали на подносах вручающим приносят девушки в национальных костюмах.
Церемония награждения включает:
• выход участников соревнований и лиц, вручающих награды;
• информацию диктора о призерах соревнований и лицах, вручающих награды;
• вручение наград, дипломов, цветов, памятных сувениров;
• торжественная мелодия фанфар.
В программе соревнований необходимо учитывать наиболее удобное время для проведения церемонии награждения (занятость участников, присутствие зрителей и т. д.).
Подведение итогов
Заседание Оргкомитета по подведению итогов соревнований проводится в ближайшие дни после завершения соревнований, пока в памяти еще свежи все детали состоявшегося события. Следует отметить все имевшие место положительные стороны, но главное – провести глубокий анализ недоработок и проблем, с которыми столкнулись сами организаторы и участники мероприятия, наметить пути их устранения. На этом же заседании целесообразно обозначить основные контуры бюджета соревнований мероприятия на следующий год.
Порядок предоставления отчетности по организации и проведению соревнований
(МЕДИА, ФОТО, ВИДЕО ОТЧЕТЫ)
Все отчеты о проведении соревнований (протоколы соревнований, медиа, фото, видео) на бумажных и электронных носителях предоставляются в течение 3 дней в Минспорт Чувашии.